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RESPONSABLE ADMINISTRATIVE à Le Barroux


Institution Saint-Louis — Domaine La Rabassière


Offre publiée le 17/04/2018

INTITULÉ DU POSTE : Gestion hôtelière
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : RESPONSABLE ADMINISTRATIVE
CLASSIFICATION : -
NOMBRE DE POSTES RATTACHÉS : Ménage en hiérarchique ; tout intervenant au sein de l’établissement, en fonctionnel
FINALITÉ DU POSTE
Garantir un accueil professionnel de l’hôtellerie et la gestion courante de celle-ci.
Garantir au Directeur la fiabilité (contenu et délais) du traitement des informations tant administratives que de gestion et en assurer le suivi.


MISSIONS MAJEURES
1. ACCUEIL
Accueillir les personnes désireuses d'obtenir un renseignement ou un rendez-vous et leur donner une réponse dans les plus brefs délais
Enregistrer les demandes qu'elles soient verbales, téléphoniques ou par mail, les transmettre aux personnes concernées, informer si nécessaire la responsable administrative, le Directeur le cas échéant, et en assurer le suivi
2. ADMINISTRATION
Assurer le secrétariat : réception, réalisation, classement, expédition de l'ensemble des courriers et documents relatifs au fonctionnement de l'hébergement
Tenir les états et registres correspondant aux obligations de l'établissement
Obtenir des tiers les informations et documents nécessaires à la gestion de l'établissement.
3. GESTION
Enregistrer les réservations, effectuer la facturation et le contrôle des hébergements
Préparer l'encaissement des versements espèces ou chèques et leur affectation comptable ; tenue du livre de caisse, préparation de factures.
Passer les commandes conformément aux instructions reçues.
Gérer le suivi et l'approvisionnement des consommables
Gérer le site internet La Rabassière (mise à jour, etc.)
4. MAITRESSE DE MAISON
Sous la responsabilité de la responsable administrative, peut-être amenée à assurer le suivi et la coordination des tâches incombant aux personnes en charge du ménage.
Mettre en place le planning hebdomadaire de travail pour le personnel de l’hébergement.
Contribuer à insuffler une ambiance chaleureuse au sein de l'Etablissement et être la personne auprès de qui on peut venir expliquer les difficultés.
5. MENAGE
Assurer le ménage de l'ensemble des hébergements et parties communes de l'ISL selon un planning défini (inclut le nettoyage du patio, PC, piscine et abords).
Entretien et fleurissement du patio et jardins.
Tenir le stock des produits et moyens de nettoyage.
Veiller à l’entretien du linge (lavage, repassage, liens avec société prestataire, etc).
Veiller à optimiser l'utilisation des moyens et produits de nettoyage afin d'en économiser la consommation.
Veiller
6. SERVICE
Préparer et servir le petit déjeuner des clients.
Veiller aux stocks pour les petits déjeuners.
Assurer le nettoyage et le rangement de la vaisselle, ainsi que de la cuisine lors des WE et des vacances.
Respecter et faire respecter les règles d’hygiène en vigueur.
7. RENDRE COMPTE
Rendre compte régulièrement à la responsable administrative de l'avancée des tâches, des évènements qui ont pu avoir lieu et des informations qu'il doit connaître.


QUALITÉS TECHNIQUES REQUISES
Savoir :
Expérience confirmée en matière de secrétariat et d’accueil hôtelier
Connaissance des règles élémentaires de sécurité
Connaissance de la réglementation spécifique liée aux activités de l'Institution Saint Louis
Connaissance du règlement intérieur, de la charte générale de l'Institution Saint Louis
Langues (parlé et écrit) : anglais, allemand.
Bonne maîtrise des outils informatiques : EXCEL, WORD, logiciels hôtellerie
FORMATION : Secourisme


QUALITÉS PROFESSIONNELLES REQUISES
SAVOIR-FAIRE :
oSens de l'organisation et de la gestion, méthode
oCapacité à faire attention aux autres
oRespect de la hiérarchie ; rendre compte
QUALITÉS PERSONNELLES REQUISES
SAVOIR ÊTRE :
Rigueur, fiabilité et ponctualité
Amabilité
Probité
Esprit d’équipe et sens des responsabilités
Générosité et disponibilité dans l’implication dans la vie et les besoins de l’Institution St-Louis
Contribuer activement au développement de l’Institution
Sens de la communication, intelligence des directives et écoute des personnes, dialogue
Adhésion complète au projet éducatif et pédagogique de l’Institution St-Louis, à sa charte fondatrice et à son règlement intérieur
Exemplarité de comportement dans et hors de l'Institution

Prendre rdv avec Père Charbel, osb

Directeur général

Institution Saint-Louis — Domaine La Rabassière

760 Chemin des Rabassières

84330 LE BARROUX

tél : 04.90.62.48.01 *

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